Start digitizare sau digitalizare sau ambele? Cu ce încep?

Cuvinte precum ”transformare digitală”, ”digitizare”, ”digitalizare”, ”automatizare”, ”inovare” fac parte deja din vocabularul multor oameni de business și profesioniști. Putem spune că la nivel general toți suntem de acord cu faptul că aceste lucruri pot fi benefice, totuși când privim lucrurile la nivel particular, lucrurile se complică și pe bună dreptate. Fiecare organizație are particularitățile ei ce dictează modul în care se poate implementa o nouă tehnologie în activitățile de zi cu zi.

Voi începe prin a defini următorii termeni pentru o mai bună aliniere a sensului acestora si întelegerii acestui articol:

Digitizare sau Automatizare: Începutul. Aplicarea tehnologiilor informatice pentru a îmbunătăți modul actual de operare a business-ului și serviciile existente

Digitalizare: Explorare. Aplicarea diverselor tehnologii, într-un mod inovativ, pentru a dezvolta noi propuneri de valoare și servicii pentru clienți. Poate să vină la pachet cu schimbarea parțială sau completă a modelului de business

Transformare digitală: Curaj. O serie de inițiative iterative, ca mod continuu de lucru, ce vizează atât modul actual de operare (digitizare) cât și modul viitor de lucru (digitalizare) cu scopul de a dezvolta un avantaj competitiv pe piață și de a încânta clienții

Invenție: Crearea unui obiect care nu exista înainte (nu neapărat și viabil)

Inovare: Aplicarea unei invenții sau a unui mix de idei existente într-un mod folositor și viabil (pentru business în cazul de față)

Cu privire la digitizare, deși o soluție tehnică pare ”standard” la prima vedere, modul în care este implementată și impactul generat pot să difere de la o organizație la alta. Din păcate nu e o noutate faptul că foarte multe inițiative de ”transformare digitală” nu au succesul dorit. O parte din motive sunt următoarele:

• Setarea unor obiective vagi, cu așteptări nerealiste ce demotivează angajații
• Neîncrederea în informațiile furnizate de noile sisteme
• Existența unor sisteme moștenite încurcate ce fac dificilă implementarea unor procese noi ”end to end”
• Rezistența la implementarea unor soluții care, deși la nivel de unitate de business nu par să aducă beneficii, ajută organizația per ansamblu
• Lipsa puterii de decizie și a capacității de a facilita schimbarea la nivel organizațional din partea persoanelor implicate în astfel de inițiative
• ”Surprinderea” principalilor decidenți că soluțiile alese trebuie actualizate și întreținute pentru a putea funcționa pe termen lung
• Frustrări generate de incapacitatea de a evalua impactul schimbării la începutul unui astfel de proiect (oricât de experimentați și inspirați ne-am crede)
• Absența unui sistem de performanță ce măsoară această transformare

Aspectele de mai sus duc la o percepție de risc ridicat cu privire la implementarea soluțiilor informatice și astfel apar o serie de întrebări în buclă ce blochează acțiunile în această direcție: Oare merită investiția? Pot să acopăr bugetul necesar? Oamenii din organizație vor putea adopta noul mod de lucru? Nu mai bine apelez la Fonduri Europene decât să investesc tot din capital propriu?

Acestea sunt întrebări pertinente, ale căror răspunsuri nu vor duce spre acțiune și rezultatul dorit, deși acest lucru pare contraintuitiv. Alternativ, în toată această poveste, o gândire pragmatică (bazată pe experiență, bune practici și explorare) poate să ofere mai multă încredere și determinare, cu precădere atunci când se ține cont de 3 principii esențiale:

I. Setarea la un nivel moderat al așteptărilor cu privire la proiectele de automatizare

Asta nu înseamnă rabat la calitate ci acceptarea faptului că pot fi mai multe criterii care definesc succesul și că este în regulă să nu ai ”10 pe linie”, în alte cuvinte să nu rezolvi toate problemele sau cerințele în același timp. Cei care vor să țintească spre ”10 pe linie” trebuie să accepte durate lungi de proiecte, bugete foarte mari și riscuri ridicate de proiect din cauza complexității acestora.

II. Reducerea complexității proceselor

Care sunt activitățile complexe ce aduc cu adevărat valoare organizației, și implicit clienților, și care merită eficientizate? Cum este monitorizată și măsurată această valoare adăugată? Care sunt activitățile complexe ce NU aduc valoare și pot fi parcate ”în backlog”?

III. Reducerea scopului digitizării (în primă fază)

Care sunt informațiile cele mai importante pe care se bazează business-ul? Care sunt informațiile ce generează un avantaj competitiv? Sunt aceste informații transpuse într-o formă digitală securizată, de încredere, trasabilă și ușor accesibilă? Care sunt cerințele necesare pentru puterea de procesare și de conectivitate pentru utilizarea stabilă a acestor informații?

Principiile de mai sus ne ajută să definim clar inițiativele și proiectele de transformare digitală și de asemenea, ne ajută să ne setăm așteptări realiste. Astfel, companiile pot urmări atât evoluția acestora cât și impactul lor în operațiunile de zi cu zi.

Mai jos sunt câteva exemple concrete de cum Enovise Present a ajutat companiile să înceapă sau să accelereze procesul de digitizare.

Exemplul 1:

Client: Aeroportul Internațional Mihail Kogălniceanu Constanța (AIMKC)

AIMKC este unul din aeroporturile cu activitate comerciala (transport persoane si cargo) din România. Este membru permanent A.C.I. Europe și al Asociației Aeroporturilor din România (AAR). Printre activitățile principale ale aeroportului se numără și asigurarea condițiilor de siguranță și securitate operării curselor aeriene și pasagerilor acestora. Țintele și obiectivele de siguranță/ securitate aplicabile sunt stabilite prin Programele naționale de siguranță/ securitate ale aviației civile impuse de către autoritatea de control și reglementare.

Obiectivul clientului

Clientul a urmărit reducerea riscului de siguranță și securitate prin optimizarea și automatizarea proceselor de Gestionare și Monitorizare a Conformității. Asta presupune digitizarea tuturor activităților de audit (intern și extern) și inspecții zilnice și periodice. Aceste activități presupun urmarirea neconformităților, gestionarea activităților din teren și birou, monitorizarea remedierilor, notificări, raportare, date analitice cu privire la incidente. Transpunerea în format digital a acestor activități a trebuit să țină cont de reglementările naționale și internaționale.

Soluții oferite de Enovise Present

• Realizarea analizei de business care a stat la baza dezvoltării machetei aplicației
• Proiectarea cerințelor aplicației software și a machetei acesteia
• Dezvoltarea, testarea și instalarea Aplicației de Gestionare a Conformității pe baza unor soluții de tip cloud
• Management de proiect
• Instruirea utilizatorilor

 Rezultate

• Conceptul și cerințele aplicației software
• Aplicație operațională live
• Ghid pentru utilizatori
• La finalul proiectului, cu ajutorul aplicației implementate, clientul a transpus în mediu digital, 5 tipuri de inspecții și 4 tipuri de audituri. În plus, aplicația a facilitat gestionarea tuturor neconformităților, rezultate în urma inspecțiilor și auditurilor, printr-un modul specific de Acțiuni Corective. De asemenea, aplicația poate genera o multitudine de rapoarte, utilizate atât de responsabilii de conformitate, cât și de echipa de management

Exemplul 2:

Client: Pluridet Comexim

Distribuitor, cu vechime de peste 20 de ani, de produse de curățenie și dezinfectare către instituții publice mari din România.

Obiectivul clientului: Creșterea vânzărilor prin eficientizarea activităților manuale specifice procedurilor de achiziții publice

Soluții oferite de Enovise Present: RoboSEAP, o soluție bazată pe tehnologia RPA, prin care se automatizează o parte din pașii de urmat în cadrul unei achiziții publice. RoboSEAP scanează licitațiile, extrage informațiile relevante și le clasifică conform cerințelor departamentului de Vânzări. Informațiile extrase de către robot pot fi, fără a se limita la: Cod CPV, Autoritate Contractanta, Termen de depunere, Valoare, Tip licitație, Cerințe de calificare etc

Rezultat

• Automatizarea activității specifice procedurilor de achiziții publice – scanare, extragere și clasificare licitații, prin utilizarea Robotului RoboSEAP

Exemplul 3:

Client: Unul dintre cei mai mari retaileri internaționali cu operațiuni în România

Obiectivul clientului

Organizația a dorit să-și mărească eficiența investițiilor de capital (CAPEX). Din punct de vedere strategic, a avut ca scop creșterea vitezei de expansiune, îmbunătățind în același timp controlul investițiilor de tip CAPEX printr-un proces optimizat de monitorizare și gestionare a acestora, precum și capacitatea de raportare.

Soluții oferite de Enovise Present

• Realizarea analizei de business
• Proiectarea cerințelor aplicației software și a machetei acesteia
• Project Management și Testarea Aplicației CAPEX
• Instruirea utilizatorilor

 Rezultate

• Conceptul și cerințele aplicației software
• Aplicație operațională live
• Ghid pentru utilizatori
• La finalul proiectului, prin integrarea aplicației de gestionare a investițiilor de capital (CAPEX) în activitatea curentă, clientul și-a îmbunătățit substanțial procesul decizional cu privire la acest tip de investiții. Acest lucru i-a permis să-și gestioneze mai bine strategia de expansiune, îmbunătățind în același timp controlul asupra investițiilor de tip CAPEX

Dacă ambițiile tale privind o “transformare digitală” a companiei au depășit stadiul de simplă idee și consideri serios acest pas, în perioada următoare, te invit la un dialog pe acest subiect. Ne-ar face o deosebită plăcere să te putem sprijini în această călătorie fascinantă! Poți să ne contactezi direct pe Linkedin și la adresele: ionutzaharia@enovisepresent.com sau adrian.banciu@enovisepresent.com.

Mai multe informații și articole cu privire la digitizare, digitalizare și inovare găsești pe site-ul nostru: https://enovisepresent.com/noutati/.